一、预订前准备

明确会议信息

确定会议主题、参与人员、预计开始和结束时间，并提前规划会议流程。

选择合适场地

根据参会人数选择会议室，并提前确认场地的容纳能力、交通便利性及配套设施（如电源、投影设备等）。

通知相关人员

提前3-7天通过邮件/系统发送预约申请，附上会议详情，确保相关人员知晓安排。

二、预订中注意事项

遵守预订规则

- 仅限公司内部人员预订，不外借会议室；

- 大型会议需提前7天书面申请并获批准，普通会议建议提前1-3天；

- 预订时间不得超过指定时长，超时需重新申请。

灵活调整机制

因突发情况需变更时，应提前2小时通知行政部门，并尽量减少对其他会议的影响。

三、会议期间要求

保持环境整洁

会议结束后需清理桌面、整理文件，关闭所有电子设备（如投影仪、空调等），并恢复会议室原状。

遵守作息时间

按时开始和结束会议，避免拖延。若需延长使用时间，需重新申请。

安全与秩序

注意防火、防盗，妥善保管会议资料，紧急情况需及时报告。

四、其他建议

提前确认：

通过电话或系统再次确认会议室状态及设备可用性；

签订协议：重要会议建议签订《会议服务协议》，明确责任条款；

反馈机制：会议结束后可通过调查问卷收集反馈，持续优化服务。

通过以上规范，既能提升会议效率，又能确保资源合理利用，建议在会议组织中严格执行。